推薦指數(shù)：☆

　　適合類(lèi)型：規(guī)模一般的外貿(mào)公司、有數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的業(yè)務(wù)員

　　如果你掌握了數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的話(huà)，可以自己做一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，將所需要的內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)放入。數(shù)據(jù)庫(kù)的好處在于你可以根據(jù)不同的搜索詞很快找到你所需要的東西，并且可以按照你的要求進(jìn)行排序。目前比較流行的是MicrosoftAccess。不足之處在于對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)要求較高，而且比較花費(fèi)時(shí)間。

　　推薦方法：使用EXCEL等表格形式

　　推薦指數(shù)：★

　　適合類(lèi)型：一般類(lèi)型外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員以及SOHO族

　　EXCEL這種方式在客戶(hù)管理中最為常見(jiàn)，特別適合業(yè)務(wù)員在管理客戶(hù)資料時(shí)使用，而且容易學(xué)，要是用得不好，買(mǎi)本書(shū)研究一下，自己就可以做好一個(gè)客戶(hù)檔案系統(tǒng)。使用EXCEL等表格方式對(duì)客戶(hù)資料進(jìn)行整理可以這樣操作：

　　首先，將硬盤(pán)分區(qū)，其中一個(gè)區(qū)專(zhuān)門(mén)存放客戶(hù)的一切資料，這樣做的好處在于可以目標(biāo)明確地進(jìn)入工作區(qū)進(jìn)行資料的管理；

　　其次，將客戶(hù)分為貴賓客戶(hù)（A）、種子客戶(hù)（B）、潛在客戶(hù)（C）、中斷客戶(hù)（D）四類(lèi)，每類(lèi)建一個(gè)文件夾，放置客戶(hù)的基本情況。為方便查找，客戶(hù)的文件夾名字可以這樣編號(hào)：地區(qū)代碼–順序號(hào)–客戶(hù)級(jí)別，如EU–001–A，意思是歐洲地區(qū)001號(hào)貴賓客戶(hù)。

　　貴賓客戶(hù)（A），是和你打過(guò)交道并且已經(jīng)成交了的客戶(hù)，這是需要重點(diǎn)維護(hù)的客戶(hù)，是讓你的業(yè)務(wù)發(fā)展壯大的根基。

　　種子客戶(hù)（B），是曾經(jīng)多次交流、有一定的訂貨意向，只是目前尚未成交的客戶(hù)。這些客戶(hù)需要花費(fèi)心思培育，說(shuō)不定哪一天他就會(huì)給你下一份大單。

　　潛在客戶(hù)（C），是只是詢(xún)過(guò)價(jià)但沒(méi)有進(jìn)行深層次交流的客戶(hù)。

　　中斷客戶(hù)（D），是被放棄的客戶(hù)，這類(lèi)客戶(hù)曾經(jīng)交流過(guò)，但是實(shí)踐證明這類(lèi)客戶(hù)不適合自己。

　　最后，在每個(gè)文件夾下為每個(gè)客戶(hù)再建一個(gè)文件夾，文件夾名為客戶(hù)的名字，這樣你可以很方便地找到客戶(hù)。在每個(gè)客戶(hù)夾內(nèi)再進(jìn)行分類(lèi)，如客戶(hù)資料、業(yè)務(wù)往來(lái)、報(bào)價(jià)單等，每類(lèi)再各建一個(gè)文件夾。

　　所謂的客戶(hù)資料，無(wú)非是公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)、E-mail、網(wǎng)址、聯(lián)系人等等，當(dāng)然，你還可以進(jìn)一步加上主營(yíng)產(chǎn)品、信用水平等等。你可以發(fā)一個(gè)EXCEL調(diào)查表給客戶(hù)，讓客戶(hù)認(rèn)真填寫(xiě)，從而獲得客戶(hù)的更多信息。

　　業(yè)務(wù)往來(lái)主要放置與客戶(hù)來(lái)往的記錄，包括來(lái)往郵件、信函等等。關(guān)于郵件的保存，很多外貿(mào)公司收發(fā)郵件喜歡用OE（全稱(chēng)為Microsoft Outlook Express，微軟公司的郵件管理程序），可以在此基礎(chǔ)上管理客戶(hù)郵件。

　　在OE里面，默認(rèn)的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤(pán)，在重裝電腦時(shí)很容易丟失。為避免丟失，你可以把它更改到非系統(tǒng)盤(pán)。點(diǎn)擊“工具–選項(xiàng)–維護(hù)–存儲(chǔ)文件夾”，你就將文件夾更改到非系統(tǒng)盤(pán)，但最好是把它放到用來(lái)存儲(chǔ)客戶(hù)資料的區(qū)域。